Office & Community Manager (m/w)

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Für unsere junge und wachsende Unternehmensgruppe innerhalb der Serviceplan Group und insbesondere für unser neues Office Village Konzept – RUBY WORKS - in Hamburg suchen wir ab November 2017 eine/n Office & Community Manager (m/w) für Ruby WORKS.

Ruby Works bietet hochwertig ausgestattete Arbeitsplätze zu bezahlbaren Preisen in bester Innenstadtlage. Hier findet man alles was man braucht - Überflüssiges haben wir einfach weggelassen. Edles Design clever kombiniert mit originellen Details schaffen eine einzigartige Atmosphäre in der Kreativität und Produktivität fließen können.

Du übernimmst im Wesentlichen alle operativen Abläufe innerhalb einer Office Community und bist zentraler Ansprechpartner für alles, was unsere Kunden auf dem Herzen haben.
Wenn du mit ‚Herz und Leidenschaft' bei dem Aufbau einer neuen Office-Marke dabei sein und sehr gern eigenverantwortlich und selbständig arbeiten möchtest, dann bist du bei uns genau richtig. – ‚MAKE IT YOUR OWN STORY!'

Deine Kernaufgaben:

  • Gängige Aufgaben am Empfang (bspw. Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten und der Post) sowie Begrüßung, Onboarding und Betreuung der Gäste und Geschäftspartner
  • Regelmäßige Rundgänge durch die einzelnen Office Räumlichkeiten und Sicherstellung der Sauberkeit, der Instandhaltung und einem vollständigen Setup
  • Organisation und Durchführung von Office Führungen und Besichtigungen mit potenziellen Gästen
  • Operative Betreuung der Meetings und Events
  • Organisation von Community Events (Lunchs, After-Work Drinks, Barbecues, etc.)
  • Laufende Recherche, Kontakt und Ansprache sowie Sammlung relevanter Adressdaten von lokalen (potentiellen) Firmenkunden innerhalb des Mikromarkts des Office Village
  • Recherche "passender" Potentials im größeren Makromarkt des Büros
  • Vorbereitung von Vertragsunterlagen für die Office Kunden
  • Führen der Potential- & Kundendatei sowie der Sales-Datenbank mit allen relevanten Kontakten sowie aktive Vernetzung und Beziehungspflege am Standort
  • Vorbereitung von Firmenkundenverträgen auf Basis der zentralen Vertragsvorlagen
  • Repräsentanz und Markenbotschafter nach außen für die Marke RUBY in der Stadt Hamburg
  • Organisation des gesamten Bestellwesens (bspw. im Bereich F&B, Büromaterialien)
  • Ansprechpartner und Koordinator für externe Dienstleister (bspw. Reinigungsfirma, Hausver­waltung)
  • Rechnungskontrolle und Durchführung monatlicher Inventuren

Dein Profil:

  • Abgeschlossene Berufsausbildung, idealerweise im kaufmännischen Bereich
  • Mind. 5 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Position
  • Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Multitasking sowie sehr gute planerische und organisatorische Fähigkeiten
  • Sehr hohes Verantwortungs- und Pflichtbewusstsein
  • Sehr hohe Vertrauenswürdigkeit und Loyalität
  • Sichere MS-Office-Kenntnisse
  • Hohes persönliches Engagement und Eigenmotivation
  • Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und sichere Umgangsformen

Lean Luxury ist unsere Philosophie, schlanker Luxus. – Luxus heißt für uns unkomplizierter Komfort anstatt Förmlichkeiten, Inspirierende Menschen anstatt schöne Fassaden. Seele und Charakter anstatt Hochglanz-Oberflächen. Keine teuren Prestige-Adressen, sondern lieber da, wo das Herz der Stadt schlägt.


Wir lieben unseren Kiez und tun viel für die Kreativ-Szene hier. Für die Umwelt sowieso, und zwar konsequent. Nur so fühlt es sich für uns richtig und gut an. Lieber Ecken und Kanten als aalglatt, lieber lässig als aufgestyled, lieber laut Lachen als leise Lästern.


Schlank heißt für uns, nichts bezahlen zu müssen das man nicht braucht oder will. Unwichtiges einfach weglassen, ganz konsequent. Auch hinter den Kulissen ist bei uns alles schlanker: Wir nutzen IT, wo sie nicht schadet. Wir planen, gestalten und bauen geschickter, um mehr aus unseren Flächen zu machen. Damit sparen wir uns und euch viel Geld. Fühlt sich gut an.

Weitere Informationen zu unserem RUBY Office-Village-Konzept findest du unter www.ruby-works.net.

Unsere Ruby-Head Office befindet sich in München. Wir sind ein junges und dynamisches Team mit flachen Hierarchien und begegnen einander auf Augenhöhe.

Bei Fragen steht dir Uta Scheurer gerne unter 0049 89 12 50 952 20 zur Verfügung. Ansonsten freuen wir uns auf deine aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen, unter Angabe deiner Gehaltswünsche, idealerweise per Email an jobs@ruby-hotels.com.

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