Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir für Momentum (Teil der Serviceplan Gruppe) am Standort München einen Team & Management Assistant (all genders) in Vollzeit.
Momentum ist der Moment, in dem alles zusammenkommt: Konzeption, Produktion, Technologie, Daten und Automatisierung. Dort entscheidet sich, ob Kommunikation ihr volles Potenzial entfalten kann. Gemeinsam mit MediaMarktSaturn verantwortet Serviceplan Momentum die Marketingproduktion für Europa. Kunde und Agentur arbeiten dabei in einem integrierten Modell zusammen. So entsteht ein gemeinsamer Rhythmus für Kommunikation im richtigen Moment: personalisiert, kanalübergreifend und in Echtzeit. Nicht als zusätzliche Ebene zwischen Teams und Prozessen, sondern als nahtloses Zusammenspiel von Planung, Produktion und Ausspielung. Das schafft mehr Geschwindigkeit in der Umsetzung, klarere Entscheidungen und einen konsequenten Fokus auf Wirkung. Momentum entsteht dort, wo Menschen, Prozesse und Technologie perfekt ineinandergreifen. Und genau dort entstehen Lösungen, die Wirkung entfalten.
Team & Management Assistant (all genders)
Was dich bei uns erwartet:
- Du unterstützt unsere Managing Partner im Tagesgeschäft und koordinierst Termine, Kalender, Meetings sowie organisatorische und administrative Themen
- Du planst und organisierst Management-Meetings, Workshops und internationale Termine inklusive Raumbuchungen, Catering, Besucherorganisation, Gästeparkplätzen und weiterer Logistik für unsere Standorte in München, London, Mumbai und Südafrika
- Du bereitest Agenden, Präsentationen, Management-Unterlagen und Entscheidungsgrundlagen vor und stellst sicher, dass relevante Informationen vollständig und rechtzeitig verfügbar sind
- Du koordinierst Follow-ups, dokumentierst To-dos und sorgst dafür, dass vereinbarte Maßnahmen zuverlässig nachverfolgt werden
- Du fungierst als zentrale organisatorische Schnittstelle zwischen Management, internen Teams, Serviceplan-Einheiten, HR, externen Partnern und Stakeholdern
- Du organisierst Geschäftsreisen inklusive Reisebuchungen, Visa-Prozessen, A1-Bescheinigungen, Reisekostenabrechnungen und administrativer Reisevorbereitung
- Du unterstützt bei Office-Management-Themen, Urlaubs- und Abwesenheitsübersichten sowie weiteren organisatorischen Aufgaben im Tagesgeschäft
- Kleinere Projekte und Ad-hoc-Themen übernimmst du eigenverantwortlich und sorgst für eine strukturierte Umsetzung
- Du priorisierst eingehende Anfragen, koordinierst die Bearbeitung und stellst sicher, dass Themen bei den richtigen Ansprechpartner:innen landen
Was wir von dir erwarten:
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Management, Kommunikation oder eine vergleichbare Qualifikation
- Erste relevante Berufserfahrung von etwa drei Jahren als Teamassistenz, Management Assistant, Executive Assistant, Office Manager:in oder in einer vergleichbaren organisatorischen Rolle
- Ausgeprägtes Organisationstalent sowie die Fähigkeit, mehrere Themen und Prioritäten gleichzeitig zu steuern
- Proaktive, zuverlässige und lösungsorientierte Arbeitsweise mit einem hohen Maß an Eigenverantwortung
- Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Führungskräften und unterschiedlichen Stakeholder-Gruppen
- Hohes Maß an Diskretion, Professionalität und Vertrauenswürdigkeit
- Sehr gutes Gespür für Prioritäten, Details und die strukturierte Nachverfolgung von Aufgaben
- Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, PowerPoint, Teams und Excel
- Idealerweise Erfahrung mit Copilot, Miro oder FigJam
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Was wir dir bieten:
- Onboarding: Durch persönliches Mentoring und digitale Onboarding-Sessions - wir sorgen für deinen perfekten Einstieg
- Weiterbildung: Deine Entwicklung ist uns wichtig. Ob durch unser internes Campus-Weiterbildungsprogramm zur Erweiterung deiner Fach-, Methoden- oder Persönlichkeitskompetenzen, freiwillige Sprachkurse oder regelmäßige Coachings - wir halten dich up to date
- Flexibilität: Durch flexible Arbeitszeiten, Mobile Office und Jobsharing-Modelle kannst du deinen Beruf an dein Leben anpassen – und nicht andersrum
- Fun: Wer arbeitet, muss auch mal eine Pause machen – bei uns hast du durch regelmäßige After Work und Team Events genug Möglichkeiten (auch virtuell, wenn’s sein muss)
- Sport: Großes Sportprogramm sowie Mobilität durch Agenturfahrräder und E-Bikes/E-Bike Leasing
- Erreichbarkeit: Unser modernes Office im Kreativviertel Münchens ist dank perfekter Lage gut für dich erreichbar
- Internationalität: Als international agierende Agenturgruppe hast du bei uns die Möglichkeit, dich mit Kollegen aus den unterschiedlichsten Disziplinen aus der ganzen Welt zu vernetzen und auszutauschen
Wir haben uns als Ziel gesetzt, eine inklusive Kultur zu schaffen, in der alle Formen der Vielfalt als Mehrwert für unsere Agenturgruppe betrachtet werden. Wir duzen uns – von unseren Praktikant:innen bis zu unserer Geschäftsführung. Das verringert unnötige Distanzen, schafft viel persönlichen Austausch und ermöglicht ein Arbeiten auf Augenhöhe. Wir freuen uns über Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Alter, ethnischer und sozialer Herkunft, sexueller Orientierung und Religion. Wir setzen uns für Chancengerechtigkeit und Teilhabe ein und ermutigen besonders Bewerber:innen aus unterrepräsentierten Gruppen sich bei uns zu bewerben.
Kontakt
Karin Liebl
Recruiting
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